# Registre des demandes entrantes - TVF

Document de suivi administratif modifiable - version de travail

## 1. Objet du registre

Ce registre permet de tracer toutes les demandes reçues par Territoires Vivants France avant instruction : signalement, proposition de bien, contribution de matériaux, demande de collectivité, candidature bénévole, offre de mécénat ou demande de partenariat.

Il sert à éviter les pertes d'information, à identifier les priorités, à protéger les données personnelles et à distinguer clairement :

- une demande reçue ;
- une demande complète ;
- un dossier en instruction ;
- un projet orienté ;
- un projet validé ;
- un dossier classé sans suite.

## 2. Règle de numérotation

Format recommandé :

`TVF-AAAA-TERRITOIRE-TYPE-NNN`

Exemples :

- `TVF-2026-STE-HAB-001`
- `TVF-2026-STE-MAT-002`
- `TVF-2026-NA-COL-003`

Codes possibles :

| Code | Signification |
| --- | --- |
| HAB | Logement, immeuble, bien bâti |
| COM | Commerce ou local d'activité |
| FRI | Friche, terrain, bâtiment abandonné |
| MAT | Matériaux, mobilier, équipements |
| COL | Collectivité ou territoire |
| ENT | Entreprise ou mécénat |
| BEN | Bénévole ou citoyen |
| FIN | Financeur, fondation ou mécène |

## 3. Tableau de suivi principal

| N° dossier | Date réception | Demandeur | Type | Commune | Objet | Statut | Référent TVF | Prochaine action | Échéance |
| --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- |
|  |  |  |  |  |  | Reçue |  |  |  |
|  |  |  |  |  |  | À compléter |  |  |  |
|  |  |  |  |  |  | En instruction |  |  |  |

## 4. Statuts normalisés

| Statut | Signification | Action attendue |
| --- | --- | --- |
| Reçue | La demande est enregistrée mais non analysée | Accuser réception |
| À compléter | Des informations manquent | Demander les pièces utiles |
| À qualifier | Le sujet doit être vérifié | Première analyse interne |
| Visite à prévoir | Une visite ou réunion de terrain est utile | Planifier avec autorisation |
| En instruction | Le dossier est analysé | Grille d'instruction |
| Orientée | Une suite est proposée | Fiche de décision |
| À conventionner | Un cadre formel est nécessaire | Préparer convention adaptée |
| Non prioritaire | Le dossier n'est pas retenu à ce stade | Informer avec prudence |
| Classée sans suite | Le dossier est clôturé | Archiver les motifs |

## 5. Informations minimales à vérifier

- Identité du demandeur :
- Organisation représentée :
- Coordonnées :
- Commune concernée :
- Adresse ou secteur :
- Type de demande :
- Description courte :
- Pièces transmises :
- Urgence déclarée :
- Risques apparents :
- Consentement pour le traitement des données :

## 6. Niveau de priorité provisoire

| Critère | Faible | Moyen | Fort |
| --- | --- | --- | --- |
| Utilité territoriale | Impact limité | Besoin local identifié | Besoin collectif clair |
| Faisabilité | Informations insuffisantes | Contraintes maîtrisables | Démarrage réaliste |
| Urgence | Pas d'échéance | Échéance à surveiller | Risque ou opportunité rapide |
| Ressources disponibles | Aucune ressource | Ressources partielles | Ressources déjà mobilisables |
| Alignement TVF | Lien indirect | Lien possible | Lien direct avec les pôles TVF |

Priorité provisoire :

- [ ] Faible
- [ ] Moyenne
- [ ] Forte
- [ ] À arbitrer

## 7. Protection des données

Les informations personnelles doivent être limitées à ce qui est nécessaire à l'instruction. Les données ne doivent pas être diffusées publiquement sans accord explicite.

Points à contrôler :

- [ ] La personne sait pourquoi ses données sont collectées
- [ ] Les pièces sensibles sont conservées avec prudence
- [ ] Les photos ne sont pas publiées sans autorisation
- [ ] Les coordonnées ne sont pas partagées sans nécessité
- [ ] Le dossier peut être supprimé ou archivé sur demande légitime

## 8. Revue périodique

Fréquence recommandée :

- revue hebdomadaire des nouvelles demandes ;
- revue mensuelle des dossiers en attente ;
- archivage trimestriel des demandes sans suite ;
- consolidation annuelle des typologies de demandes.

## 9. Synthèse mensuelle

| Mois | Demandes reçues | Dossiers complets | Dossiers orientés | Dossiers à conventionner | Dossiers classés | Points de vigilance |
| --- | ---: | ---: | ---: | ---: | ---: | --- |
|  |  |  |  |  |  |  |

## 10. Validation interne

- Registre tenu par :
- Période couverte :
- Dernière mise à jour :
- Responsable de revue :
- Observations :